Dossier de presse et communiqué de presse

Aujourd’hui par le biais d’Internet, les corporations publiques ou privées voient se multiplier leurs possibilités de communiquer avec leurs cibles.

Pourtant les médias étendent leur pouvoir de communication pour faire le lien entre l’information et la communication.

On ne peut pas se passer des relations avec les journalistes.

Le dossier de presse (ou kit média)

Le dossier de presse est souvent peu utilisé dans le milieu communautaire.

Pourtant, il fait toute la différence non seulement pour la crédibilité de l’organisme mais surtout pour soutenir une diffusion large des informations et établir une base solide des relations avec les journalistes.

PRÉAMBULE

Un dossier de presse est remis à un journaliste avec qui l’on entretient une relation professionnelle.

Pour le dire autrement, un dossier de presse diffusé sans personnalisation risque fort de finir comme une brochure publicitaire : dans le meilleur des cas, classé et plus jamais rouvert et dans le pire des cas, classé filière 13.

Le dossier de presse comporte

1. une partie fixe (ou permanente) informative
· une fiche factuelle d’informations de base présentées sous forme d’une liste,
· la brochure de l’organisme,
· le dépliant de l’activité présentée,
· les cartes d’affaires des dirigeants et représentants des médias,
· le dernier rapport annuel.

Ø Bon à savoir : les documents factuels

  • Les fiches factuelles reprennent sous forme de liste les faits essentiels de votre organisme.
  • Privilégiez les chiffres.
  • Entretenez vos statistiques pour les faire parler.
  • Arrondissez vos chiffres pour atteindre des zéros ou pour atteindre des proportions faciles à mémoriser (près de 300.000 a plus d’impact que 287.000 ou bien plus de la moitié frappe plus les esprits que 47%)
  • Privilégiez les formules éclairs (les journalistes aiment les reprendre pour en faire des titres ou sous titres)
  • Privilégiez la clarté et la lisibilité.
  • Soyez prêts à indiquer vos sources quant aux chiffres que vous avancez.
  • Ces « Fact Sheet » (nom donné aux journalistes et aux attachés de presse aux fiches d’information factuelle) sont prisés par les journalistes qui s’y réfèrent pour mieux vous situer et pour préparer leurs questions.
  • Ne confondez pas la « Fact Sheet » et la « Q & A » (Questions and Answers Sheet). La première est destinée à être diffusée aux journalistes. La seconde est destinée à préparer vos dirigeants et représentants lorsqu’ils seront interviewés. La « Q & A » ne doit pas être diffusée car elle est uniquement destinée à un usage interne : elle comporte notamment les réponses aux objections et attaques éventuelles des journalistes.
  • Scénarisez votre dossier de presse : mettez-le en valeur, faîtes en sorte que – lorsqu’on l’ouvre, les éléments apparaissent à votre avantage, soient clairement identifiables et soient clairement visibles au premier coup d’œil.
  • Datez vos documents en bas de page.
  • Actualisez votre dossier de presse chaque trimestre.

2. une partie mobile (ou ponctuelle) événementielle
· le communiqué de presse le plus récent,
· des informations statistiques nouvellement collectées,
· une fiche factuelle spécifique à l’événement si vous avez beaucoup de nouvelle information,
· des photographies

Voir en fin de document les informations concernant les images.

Le communiqué de presse

Ne vous leurrez pas sur les différentes façons d’évaluer un bon communiqué de presse.

Un bon communiqué de presse est un communiqué repris par les journalistes.

Il est donc toujours important de se préoccuper des façons d’augmenter les chances qu’un journaliste lise et reprenne votre communiqué.

Il arrive encore que vous pensiez que pour communiquer il suffit de livrer toutes les données du sujet à traiter.

Mais écrire, c’est écrire à quelqu’un.

Posez-vous quelques questions essentielles sur le journaliste qui va recevoir votre communiqué.
· Qu’est-ce qui sera utile dans mon communiqué pour celui qui le reçoit ?

Le journaliste a des sujets d’intérêt.
Mais n’oubliez pas que le journaliste est rarement libre du choix de ses propres sujets.
Son éditeur ou rédacteur en chef ou chef de rubrique lui assigne un objectif.

Il arrive de plus en plus fréquemment que le sujet qu’il traite ne fasse pas forcément partie ni de son domaine de compétence ni de son domaine d’intérêt.
Qui plus est pour un journaliste pigiste qui va accepter la commande parce que c’est son gagne-pain mais pas forcément parce qu’il s’y intéresse…

Établissez des fiches sur les journalistes à qui vous envoyez des communiqués régulièrement. Posez-leur des questions pour savoir ce qu’ils veulent recevoir.

Quelles sont les deux meilleures manières de connaître les journalistes de son carnet d’adresses :
1. Les questionner sur ce qu’ils recherchent, ce qui leur manque comme informations, ce qu’ils écartent habituellement et ce qu’ils retiennent volontiers, etc…
2. Les lire. Tout le monde veut séduire et retenir l’attention des journalistes. Rares sont ceux qui cherchent à les connaître.

Choisir l’angle.

Vous connaissez vos journalistes.
Vous savez comment les aborder.
Vous voici prêts à rédiger votre communiqué.
Vous avez répondu aux questions :
· qui
· quoi
· où
· pourquoi
· comment

Mais d’autres questions relevant de l’écriture et de mise en forme sont nécessaires pour être compris par tous.

Elles concernent : l’angle, la densité, la désorientation, la lisibilité et la mise en forme.
Commencez avec l’angle
Il va falloir en choisir un pour accrocher le lecteur.

Avant tout : un angle c’est quoi ?
C’est le sujet dans notre communiqué que nous allons utiliser pour rédiger notre information.

Exemple : « Deux Canadiennes en demi-finale du Roland Garros »
L’angle qu’il est possible de choisir pour parler de cette information pourrait être :
– soit : les deux joueuses canadiennes sont très jeunes,- soit : il y a une francophone et une anglophone,- ou encore : c’est la première fois que deux joueuses canadiennes arrivent à ce stade dans un tournoi de ce niveau.

Pour garder un angle à votre information, vous devez choisir une des manières d’en parler et vous y tenir jusqu’au bout.

Il n’est effectivement pas toujours nécessaire quand on connaît une information d’en raconter tout de suite tous les tenants et les aboutissants.

Si une nouvelle activité ou un noveau service est mis à jour dans votre organisme, votre angle doit être centré sur cette nouveauté et non sur l’historique de votre organisme ou sur son mandat.

Maîtriser la densité

La masse d’informations que les journaux reçoivent tous les jours est de plus en plus grande et comme une journée ne compte que vingt quatre heures, il leur faudra forcement faire un tri dans les communiqués.

L’importance de l’actualité primant sur toutes les autres infos, vous pouvez imaginer le nombre de communiqués qui ne seront jamais lus, surtout si ceux-ci font quatre pages alors que tout pouvait être dit dans un feuillet (plus ou moins trente lignes).Pourtant nous avons choisi, seul ou à plusieurs, l’angle par lequel nous allons rédiger notre communiqué.

Mais, voilà que sous cet angle de sélection, il y a une tonne d’informations et nous ne bénéficions que d’une demi-page pour passer le message.

Il faudra jouer sur la densité.

La densité c’est quoi ?

C’est la quantité d’information sélectionnée qui devrait se retrouver dans notre communiqué.
Si, et c’est souvent le cas, vous avez beaucoup d’informations, que devez-vous faire ?
Prenez le temps de voir ce qui est vraiment important à dire.

Par exemple : une nouvelle activité est lancée par votre organisme.
Savoir :
· à quoi servira le comité et son activité,
· pour qui les fonds seront collectés,
· à quelle date les événements liés à cette nouvelle activité se passeront,
· comment accéder à ces activités pour les populations ciblées
Ces informations comportent un contenu concret et permet de rédiger un communiqué dense en même temps que clair.
Dans un communiquée de presse, si vous prenez trop de chemins différents pour parler au journaliste, il sera – tout comme vous – désorienté et le message initial ne sera pas perçu – voire compris.

Alors que faire pour éviter cela ?

Le dispersion amène la désorientation du journaliste.
C’est se perdre dans la masse d’informations qui amène à ne plus savoir comment se situer face à l’information.

Restez clair et lisible pour les autres….

RÉSUMÉ

Le communiqué de presse
· C’est le moyen privilégié pour attirer l’attention de la presse.
· Un communiqué est clair et succinct.
· Il ne dépasse pas deux pages et n’inclut pas de page.
· Il est dactylographié et imprimé en recto uniquement.
· Un communiqué est une proposition de « papier » au journaliste.
· Il est essentiel de fournir une structure succincte du sujet, déjà rédigée en style journalistique avec un ton neutre.
· Proposer un titre portant légèrement à controverse ou initiant un débat est utile.
· Le communiqué s’adresse au lectorat – pas aux journalistes, ces derniers sont habitués à cette structure de pensée.
· Le jargon communautaire doit être évité. Soyez attentif à vos habitudes en termes de langage qui ne correspondant pas forcément aux meilleurs mots pour être saisis non seulement des journalistes mais surtout de leurs lecteurs.
· Un bref paragraphe en bas de page (en dehors du texte du communiqué) rappelle la mission de l’organisme.
· Le communiqué de presse est aujourd’hui communiqué par courriel et cela redevient un avantage de le transmettre également par fax.
· Il est rusé d’ajouter un résumé du communiqué pour permettre au journaliste de faire passer une brève par exemple. Et vous contrôlez l’information que vous voulez voir être conservée.
· L’envoi est personnalisé et adressé nominativement au journaliste titulaire de la rubrique ou compétent sur le sujet à traiter.
· Il est essentiel de prendre le temps d’actualiser son fichier de presse à chaque envoi de communiqué. Le secrétariat de rédaction et les affectateurs donnent volontiers les noms des journalistes qui couvrent votre type d’actualité.

Ø Bon à savoir : les images

A l’heure du numérique, toutes les photographies sont envoyées par courriel aux journalistes.
Pourtant, une ou deux photographies sur papier glacé dans votre dossier de presse vous permet de créer un impact visuel suffisant pour qu’on se souvienne que vous offrez des photographies de bonne qualité.

Il est reconnu qu’un communiqué accompagné d’une photo a 100 plus de chance d’être choisi pour publication !

Soyez attentifs à fournir (donc connaître) vos images selon les spécifications techniques du média :
· format des images, non seulement dimensions mais aussi présentation – parfois seuls des formats verticaux ou au contraire horizontaux vont être choisis pour des raisons de mise en page,
· niveau de résolution,
· légende de chaque photo,
· crédit (vérifiez que vous avez le droit de faire publier votre image).

Ayez conscience que la plupart de vos images vont être publiées en noir et blanc. Veillez donc à ce qu’elles soient très contrastées – testez-les en noir et blanc au besoin.

Si vous avez une banque d’images disponibles (c’est-à-dire des images disponibles en permanence), joignez une liste d’images sous forme d’un tableau

Référencez vos images par grandes catégories de sujets auxquelles vous donnerez des initiales aisées à reconnaître (BA pour banque alimentaire par exemple) et ajoutez y l’année d’origine.

Classez vos sujets dans le même ordre et avec les mêmes termes qu’on retrouve dans votre rapport annuel d’activités et dans vos brochures et dépliants. Cela crée un langage familier pour les médias.

Pour les formats, commencez toujours par la hauteur (ou le côté gauche de la photo)

Pensez à toujours insérer vos logotypes dans votre liste d’images disponibles, ainsi que les logotypes de vos commanditaires et partenaires principaux.

DROITS D’AUTEUR et PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Vérifiez les autorisations de diffusion de vos images :

o pour les images que vous achetez, vérifiez que vous pouvez non seulement les éditer dans vos documents mais que vous pouvez les remettre aux journalistes pour publication dans les médias. Il existe des limites en termes de nombre d’exemplaires au-delà desquelles vous devrez verser des droits d’auteur complémentaires

o pour les images que vous créez (photographies, dessins), vérifiez que vous avez l’autorisation écrite des personnes qui y sont représentées ou la cession écrite de droits d’auteur de ceux qui les ont créé

o pour les logotypes des autres entreprises, vérifiez que vous détenez leur autorisation d’apposer leur marque ou de les transmettre dans vos opérations médias